物业管理制度与档案建立管理规范

　　在快速变化和不断变革的今天，各种制度频频出现，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。到底应如何拟定制度呢？下面是小编为大家整理的物业管理制度与档案建立管理规范，仅供参考，欢迎大家阅读。

物业管理制度与档案建立管理规范 第一篇

　　1目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3公司资料室文档资料管理

　　3、1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

　　3、2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3、2物业管理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3、3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3、4公司本部重要文件，主要包括：

　　3、4、1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3、4、2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3、4、3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3、4、4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3、4、5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3、4、6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3、4、7各部门呈报的`工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3、4、8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3、5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4各部门文档资料管理

　　4、1各部门文件分类及编制要求：

　　4、1、1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4、1、2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4、1、3公司各部门（含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

　　1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　3）通知类：内部各类通知。

　　4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

　　7）对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4、2质量管理部应保管的资料：

　　4、2、1发展商提供的资料：

　　1）产权资料；

　　2）技术资料（含图纸）；

　　3）交接手续及清单等。

　　4、2、2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4、3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

　　4、4各类文件发放要求：

　　4、4、1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　1）部门负责人以上人员阅；

　　2）主管级以上人员阅；

　　3）内部传阅；

　　4）张帖。

　　4、4、2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4、4、3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4、4、4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4、5电脑文档管理：

　　4、5、1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4、5、2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4、5、3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4、5、4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4、6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

物业管理制度与档案建立管理规范 第二篇

　　一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。

　　二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。

　　三、经领导批示传阅的`文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。

　　四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。

　　五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准（除本公司有关工作人员外）不得查阅或泄露业主档案资料。

　　六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。

　　七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。

物业管理制度与档案建立管理规范 第三篇

　　●档案管理规定

　　1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。

　　3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。

　　4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

　　5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。

　　9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　●小区管理保密规定

　　1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

　　2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。

　　3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。

　　4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

　　5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。

　　6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

　　7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

　　8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　●小区档案资料

　　1、小区验收档案：

　　1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。

　　2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

　　3）小区机电设备保养合约。

　　4）小区公共区域设施设备验收记录。

　　5）小区公共区域设施设备移交记录。

　　6）单元验收及移交记录。

　　2、小区二次装修档案：

　　1）住户二次装修图纸及审批手续。

　　2）二次装修期间管理处监督检查资料。

　　3、住户资料：

　　1）小区住户入伙资料。

　　2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。

　　4、小区管理文本汇编：

　　1）管理合同、业主公约、用户手册。

　　2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。

　　3）小区各项管理分包合约。

　　5、小区设备维修保养资料：

　　1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

　　2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

　　3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

　　4）住户维修报修单及维修后的'回访记录。

　　6、小区设施设备检测：

　　1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

　　2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

　　3）小区避雷系统有定期检测报告。

　　4）小区其他设施设备检测记录资料。

　　7、日常文档：

　　1）日常通知、文件的存档。

　　2）小区管理费收缴情况。

　　3）公司管理费财务报告。

　　4）会议记录。

　　5）值班记录。

　　6）安保值班记录。

　　7）其他管理记录。

　　●档案资料的管理要求

　　1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。

　　2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

　　3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。

　　6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。

　　7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

　　8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

物业管理制度与档案建立管理规范 第四篇

　　1、项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理许可，他人不得动用。

　　3、物业档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4、物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5、物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将做适当处分。

　　9、物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的'，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业管理制度与档案建立管理规范 第五篇

　　为使公司顾问管理工作有效进行，加强公司顾问资料和档案的管理，确保公司顾问资料、档案的保密性，现制定以下管理制度：

　　一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括：专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、iso9001、iso14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。

　　二、共用资料宜做成数据库，以方便查找。项目资料应按项目分类归档，需用电子文档和书面文档两种方式进行保存，由专人进行管理。

　　三、项目资料的`电子文档需建立专门的子目录进行管理，目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分，每个项目内文件按性质进行分类存档。

　　四、书面顾问资料的借阅，需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。

　　五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限，使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。

　　六、同一项目的资料，由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。

　　七、顾问项目结束，该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。

　　八、对发展商发给公司的各种传真件，接收人员需将其复印后按项目存档，特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执，更应注意保存其原始记录。

　　九、未得到公司同意，任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。

物业管理制度与档案建立管理规范 第六篇

　　一、打字、复印管理

　　文印室属保密部门、未经办公室允许，非工作人员不得随意进入或逗留；经允许进入文印室人员，不得随意翻阅与己无关的文件和资料，否则，管理人员有权制止或请出。

　　1、打印、油印和复印10张以上者，需申请办公室批准后进行；10张以下者，经文印管理员同意后方可。凡打印、油印、复印者，均应严格进行登记、记录。

　　2、文印员负责文印室内的计算机、打印机、复印机、油印机等设备和配件的管理，其它人员不得擅自动用。

　　3、集团以外的打印、复印、油印业务，根据打印的.规格数量按规定到财务室交纳费用，凭收款单据办理打印业务。

　　4、按照规定，文印用品由文印室工作人员统一向集团文印室申请，并附出上期领用材料的使用说明，批复后办理领用。严禁浪费和私用文印用品，特别是纸张的使用必须严格把关，文印员对领取文印纸张数量应与使用登记数量、对外业务量、发放数量和结存数量基本持平并定期汇总，防止丢失和浪费。一经查出浪费和私用，对相关人员予以追究。

　　5、文印打字管理人员必须严守机密，如发现泄密行为，视情节程度，除赔偿造成的损失外，还将给予行政处罚。

　　二、档案资料管理：

　　1、档案管理员在接受档案室移交的档案时，要按档案内容目录及档案材料逐件逐项核实清楚，在档案收件簿上，接收人一档中签字后收入柜中存档。

　　2、按小区住宅编号和销售，房管建立对应的档案帐目，做到帐帐相符，帐物相符，摆放整齐、调用迅速。

　　3、对房屋产权人发生变更时，要及时做出档案相应的变更，做好变更登记，确保档案的准确无误。

　　4、档案室内做好防火、防潮、防霉、防盗等工作，要经常查验，发现问题及时采取有效措施。

　　5、调阅档案时，要认真填写调档纪录，详细记录调阅，档案名称、借阅人、借阅时间、归还时间。

　　6、对借阅的档案必须有经理或上级相关部门负责人签定批准的依据方可调阅，并及时在调入和调出、回收的记录簿上详细登记。对已调出的档案超期者必须进行催收。

　　7、档案管理员要做好保密工作，非档案工作人员不得入内。如发现泄密行为，视情节程度给予经济或行政处罚。

物业管理制度与档案建立管理规范 第七篇

　　一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。

　　二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。

　　三、档案室的备用图纸，如设备的规范、标准等，如要借用，必须填写资料借用单，经工程部经理批准后方可借阅，但必须限期归还。

　　四、工程部重要设备的.运行记录，每月必须装订成册，归档保存。如有破损应责成班组重新抄写，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

　　五、工程部班组值班记录，须每月归档保存，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

　　六、《报修工作单》每月装订成册，归档保存，保存三年。

　　七、每一台设备都必须建立设备台账卡，详细记录设备的生产厂家，各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录，每次维修维护记录，每次设备事故记录等，台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

　　八、设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册，编制目录。

物业管理制度与档案建立管理规范 第八篇

　　（一）管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的.所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等；

　　3、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

　　4、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　（二）管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行；

　　2、专人管理（由负责内勤的管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业管理制度与档案建立管理规范 第九篇

　　为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理，特制定本制度。

　　一、档案资料的归档管理

　　1、归档范围

　　a、分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。

　　b、在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

　　c、各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。

　　d、员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。

　　e、财务档案按《财务管理规定》的范围归档，由行政部负责。

　　2、归档要求

　　a、归档的书面文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐；字体一般是宋体，标题三号字，正文四号字；语言通顺，文字输入正确无误。

　　b、归档的文件材料要完整齐全。

　　c、归档的书面文件必须是原件，电子文件为最终使用件。

　　d、案卷题名应确切反映卷内文件内容。

　　3、归档时间

　　a、文书档案在第二年上半年内归档。

　　b、员工档案及时归档。

　　c、财务档案按季度归档。

　　4、归档份数

　　a、各类书面文件材料一般归档一式一份；电子文件一般归档一式三份（其中包括软盘上一份）。

　　b、重要的和利用频繁的`文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

　　5、不归档文件材料的范围

　　a、重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

　　b、上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

　　c、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、草稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

　　d、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

　　e、参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

　　f、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

　　g、下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

　　6、各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

　　二、档案资料的保管

　　1、分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

　　2、存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按照类别和时间的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹；在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。

　　3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

　　4、存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　5、每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫害要及时消杀；对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

　　6、行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

　　三、档案资料借阅管理

　　1、分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　2、员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

　　3、在借阅档案时应做到以下几点：

　　a、办理登记手续，定期归还。

　　b、要爱护档案，不得丢失。

　　c、所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。

　　4、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

　　5、档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

　　6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

　　7、调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　四、档案鉴定和销毁

　　1、档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行；日常档案的鉴定工作由行政部负责。

　　2、鉴定的主要项目有：

　　a、档案保管期限表。

　　b、对到期档案提出存、毁意见。

　　3、确定保管期限原则：

　　a、对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　b、凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

　　4、鉴定工作应该定期进行。

　　5、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

　　6、销毁档案的程序：

　　a、经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

　　b、档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

　　c、销毁档案时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。

物业管理制度与档案建立管理规范 第十篇

　　一、重视档案资料的整理及管理工作，设置专职人员进行专业化管理。

　　二、办公室根据“档案管理目标责任”要求，按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案，指派档案管理人员详细分类，进行归档。

　　三、档案资料员工作职责

　　1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

　　2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

　　3、按时收集好各类档案资料，不散失，不遗留，做好立卷归档，分类要准确，装订要工整，符合立卷标准。

　　4、及时制订工作计划和做好年终总结，特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

　　5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

　　6、妥善保管好各类档案资料，严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的'损失。

　　四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要，需查阅有关房产资料，按规定凭介绍信查阅。

　　五、律师事务所要有关了解当事人资料的，同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准，由资料员代为查阅，并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。