文件和档案管理制度

　　在快速变化和不断变革的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编为大家收集的文件和档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

文件和档案管理制度 第一篇

　　第一条档案的定义与范围

　　档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第二条档案管理的原则

　　档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已移交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行保管，以便于及时利用，维护档案文件的完整与安全。

　　第三条档案管理的责任部门和责任人

　　公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，做好登记、归类、保管、索引、提供利用，并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

　　各部门设有资料管理员，负责本部门资料管理，并接受公司档案管理员的监督和检查。

　　第四条归档的范围

　　1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

　　2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

　　3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

　　4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

　　5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

　　6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

　　7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等;

　　8.公司法律事务管理方面的文件材料;

　　9.公司各项目的技术图纸等资料;

　　10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

　　11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体，如电子文本等);

　　12.公司历年获奖资料。

　　第五条归档要求

　　整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册)。

　　1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则，结合归档要求和文件内容进行归档。

　　2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》，并且按项目、内容或文件形成时间，系统的排列。

　　3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

　　（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

　　（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

　　5.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记，填写《案卷总目录》。

　　第六条过程管理

　　属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件结束后将上月需归档的'文件整理成册移交总经理办公室保管，任何人不得据为已有。

　　第七条档案销毁规定

　　公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。

　　部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时，可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请，部门经理审批同意后，两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存，以便备查。

　　第八条档案借阅

　　1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的，应事先填写档案借阅单，逐级审批，经总经理同意后方可借阅。

　　2.员工不得携带公司原件材料外出，确因工作需要外带时，需在填写档案借阅单时注明外带原因，待总经理审批同意后方可外带，用毕归还。

　　3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录，借阅人签字确认，并按时归还。

　　5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

　　第九条档案备份规定

　　公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存有电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须做好备份。

　　第十条档案保管

　　1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写《文件资料移交登记表》，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。

　　2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。

　　3.档案管理员要定期对库存档案进行清理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时，须注明原因，保存依据。

　　第十一条档案保密规定

　　公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

文件和档案管理制度 第二篇

　　为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。

　　一、总则

　　第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。

　　第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。

　　第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。

　　二、立卷、归档

　　第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

　　第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。

　　第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。

　　第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。

　　第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。

　　1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。

　　2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。

　　3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。

　　4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。

　　5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。

　　6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。

　　7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。

　　第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。

　　1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。

　　2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。

　　第十条文件的组合。组合的基本作法如下：

　　1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

　　2、会议文件应单独组合。

　　3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

　　4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。

　　5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

　　第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

　　第十三条归档时间。

　　1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的.文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。

　　2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。

　　3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。

　　第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

　　1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。

　　2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。

　　3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。

　　4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

　　第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。

　　三、档案的管理和利用

　　第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

　　第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

　　第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

　　第十九条借用档案人员必须做到：

　　1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

　　2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。

　　3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。

　　4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。

　　第二十条档案室工作人员应做到：

　　1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

　　2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。

　　3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

　　四、档案的鉴定与销毁

　　第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。

　　第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。

　　第二十三条销毁档案程序

　　1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。

　　2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。

　　3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。

　　4、销毁的文件要造册存档备查。

　　五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全

　　第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。

　　第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。

　　第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。

　　第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。

　　第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。

文件和档案管理制度 第三篇

　　为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。

　　一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

　　2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

　　3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　4、财务类:各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。

　　5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母， SXK冠以编号之首。

　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为:

　　1.行政类;

　　2.经营业务类;

　　3.人事关类;

　　4.财务类;

　　5.音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以百位数进行归编。

　　4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级，“AA”代表重要级，“AAA”代表机密级。

　　“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

　　“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。

　　“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

　　例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档，编制及编号为:

　　三、公司文件、资料档案的`的保管、调阅与移交

　　1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》，并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记册》，并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可调阅。

　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅。

　　5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》，《文档移交清册》一式三份，供移交双方、总经办留存。

　　四、公司文件、资料的归档保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　五、公司文件、资料档案的销毁

　　1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》，并经相应批准人批准后，方可进行销毁。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。

　　机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。

　　3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。

　　4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

文件和档案管理制度 第四篇

　　一、文件管理

　　1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

　　2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

　　3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

　　4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。

　　5、有限定发放范围的.文件，要注意做好相关的保密工作。

　　二、档案资料管理

　　1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

　　2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

　　3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

　　4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

　　5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

　　6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

　　7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

　　8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

　　9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

　　10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

　　11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

　　12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

　　13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

　　14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

文件和档案管理制度 第五篇

　　一、目的

　　为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

　　三、工作职责

　　1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

　　2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

　　3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

　　4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

　　四、管理要求

　　1、安全生产相关文件的分类

　　（1）安全生产目标；

　　（2）机构和职责；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法规和管理制度；

　　（5）培训教育；

　　（6）设备设施、工艺信息；

　　（7）作业安全；

　　（8）隐患排查；

　　（9）重大危险源监控；

　　（10）职业健康；

　　（11）应急救援；

　　（12）事故调查、报告和处理；

　　（13）绩效评定和持续改进。

　　2、安全生产相关文件的编号和标识

　　安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的'编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

　　安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

　　国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

　　3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

　　安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

　　4、安全生产相关文件的发放

　　行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

　　安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

　　安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

　　政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

　　5、安全生产相关文件的评审、修订

　　企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

　　对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

　　所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

　　6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

　　安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

　　内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

　　7、安全生产相关记录的格式设计和填写

　　各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

　　记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

　　安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

　　8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

　　安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

　　受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

　　对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

　　9、安全生产档案的分类

　　归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

　　应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

　　（1）安全生产目标；

　　（2）机构和职责；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法规和管理制度；

　　（5）培训教育；

　　（6）设备设施、工艺信息；

　　（7）作业安全；

　　（8）隐患排查；

　　（9）重大危险源监控；

　　（10）职业健康；

　　（11）应急救援；

　　（12）事故调查、报告和处理；

　　（13）绩效评定和持续改进。

　　10、安全生产档案收集与移交的基本要求

　　归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

　　归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

　　具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

　　11、安全生产归档时间

　　各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

　　12、安全生产档案保存期限

　　安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

　　档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

　　13、安全生产档案的利用

　　借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

　　安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

　　14、相关记录

　　文件清单

　　文件发放记录

　　文件回收记录

　　文件销毁记录

　　文件评审记录

　　文件修订记录

　　文件借阅、复制记录

文件和档案管理制度 第六篇

　　为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

　　1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

　　2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

　　3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

　　4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

　　5、档案基础资料管理信息，必须实现从购置到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

　　6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

　　7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

文件和档案管理制度 第七篇

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的.档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

文件和档案管理制度 第八篇

　　一、目的

　　为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

　　二、职责

　　2.1 安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

　　2.2 各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

　　2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

　　三、内容

　　3.1文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:

　　3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

　　3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

　　3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

　　3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。

　　3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

　　3.1.6供应商、承包商相关材料。

　　3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。

　　3.1.8安全、职业卫生评价报告。

　　3.2立卷归档

　　3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

　　3.2.2应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

　　3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

　　3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

　　3.2.5不同价值，不同性质的`文件资料应当区别管理，单独立卷。

　　3.3档案保管

　　3.3.1档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

　　3.4档案借阅

　　3.4.1文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

　　3.4.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

　　3.4.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

　　3.5档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

　　四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。

文件和档案管理制度 第九篇

　　一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、文件资料档案的'保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

文件和档案管理制度 第十篇

　　一、文件材料归档

　　1、归档范围

　　凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。

　　2、归档时间

　　对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。

　　（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。

　　（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。

　　（3）设备档案在设备安装后一周内归档。

　　（4）特种载体档案，随时归档。

　　（5）合同档案在合同签订后逐步归档。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。

　　（2）归档的.文件材料必须按其规律组成案卷。

　　（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。

　　（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。

　　（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。

　　二、档案借阅

　　1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。

　　2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。

　　3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。

　　4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。

　　5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。

　　6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。

　　7、对借出的档案，管理人员应及时催还。

　　三、档案保密

　　1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。

　　3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。

　　4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。

　　5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。

　　6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。

文件和档案管理制度 第十一篇

　　一、档案归档制度

　　（一）文件材料的归档要求：

　　1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

　　2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

　　3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

　　4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

　　5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

　　6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

　　7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

　　8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

　　10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

　　11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

　　（二）归档范围及保管期限

　　(参照企业档案归档范围及保管期限表)

　　（三）归档时间：

　　1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

　　2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

　　3.外购设备仪器或引进项目的.文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

　　4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

　　5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

　　6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

　　8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

　　9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。

　　10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

　　11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

　　12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

　　13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

　　二、档案查(借)阅制度

　　档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

　　1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

　　2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

　　3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

　　4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

　　5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

　　三、档案的保密制度

　　1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

　　2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

　　3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

　　4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

　　5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

　　6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

　　7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

　　四、档案库房管理制度

　　一、档案入库检查：

　　1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

　　2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

　　3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

　　二、档案库房管理：

　　1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

　　2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

　　3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

　　4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

　　5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

　　6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

　　7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

　　8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

　　9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

　　10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

　　五、档案鉴定、销毁制度

　　1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

　　3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

　　4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

　　5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

　　档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

　　六、档案保管统计制度

　　1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

　　2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

　　3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

　　4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

　　七、综合档案室主任职责

　　1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

　　2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

　　3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

　　4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

　　5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

　　6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

　　7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

　　八、档案工作人员岗位职责

　　1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

　　2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

　　3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

　　4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

　　5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

　　6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。