最新的档案管理制度（最新20篇）
推荐的档案管理制度
在快速变化和不断变革的今天，我们每个人都可能会接触到制度，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编收集整理的最新的档案管理制度，希望对大家有所帮助。
为贯彻实施《中华人民共和国档案法》,确保本单位档案资料的完整,提高档案的科学化和规范化管理水平,特制定本制度。
一、立卷归档制度
根据《档案法》以及八步区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本单位各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：
（一）档案归档范围：
1、本单位的文件及业务材料
①本单位下发的各种正式文件的签发稿；
②本单位召开的各种重要会议和参加上级部门召开的重要会议及本单位领导在各种重要会议上的讲话稿；
③本单位办公会议记录；
④本单位各项人事材料；
⑤本单位业务工作的各种资料、表格和报表；
⑥本单位接待上级单位或个人形成的文件、声、像等材料；
⑦永久性保存的信访投诉案件、违纪案件的档案材料。
2、上级机关的文件材料
区委和上级工会对本单位的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。
（二）档案归档时间：
1、根据八步区总工会档案管理办公室的要求，本单位各部室应在次年5月前按要求把本部室上年应归档的各类文件及业务材料，进行清理。然后，由各经办人员按照不同的内容和性质形成归类大纲，进行整理、分类、立卷、归档，向档案中心移交。
2、会计档案可在财务部门保留两年，期满后由财务部门编造清册再移交入库。任何单位和个人不得拒绝归档或将档案据为己有。
二、档案库房管理制度
（一）各部室存放业务资料的库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防强光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施。
（二）库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。
（三）本部室工作人员需查阅业务档案的需向本股负责人请示，批准后方能入库查阅，非工作人员则严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案资料。
（四）及时采取措施控制和调节库房的温湿度。常年库房温度保持在12℃-24℃之内；相对湿度在45%一60%之间。
（五）经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。
三、档案保密制度
根据国家《保密法》的有关规定，为维护档案、资料的完整与安全，特作如下规定：
（一）负责档案管理的工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。
（二）凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。查阅时经办工作人员不得离开。
（三）复印领用有密级的文件或档案，需经部室负责人和分管副主席同意并联合签名后方可复印领用。档案上不得涂改、划线、增删和撕页，并应保护文件或档案的整洁。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。
（四）密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。
（五）发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。
四、档案保管制度
为了进一步加强档案的保管，确保档案材料的完整和安全，利用各部室现有档案库房保护设施有效地延长档案寿命，特作如下规定：
（一）各部室的档案库房是本部室的机要部位，非本部室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。
（二）未移交到档案管理办公室的'各种档案资料，各部室档案负责人和管理人员应定期检查这些档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。
（三）库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。
（四）根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。
（五）离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。
五、档案查(借)阅制度
为了积极开展档案的利用工作，更好地为本单位各项业务工作提供服务，特作如下规定：
（一）凡查阅本单位办公会议记录以及财务等其它重要档案，须经单位主要领导批准，以上材料只限于有关人员在相关业务部室查阅。
（二）凡涉及到个人的组织处理、历史结论、他人参保缴费情况等内容的档案材料，必须由各部室负责人出面查阅。
（三）查阅档案不得离开阅档室，不得擅自将档案带出档案室。查(借)阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意折抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。
（四）档案管理人员必须认真贯彻执行本制度。对所查(借)阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。
六、档案复印领用流程和管理制度
（一）各部室人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如需查阅其他部门的业务档案，须经分管领导同意，方能查阅。
（二）外单位或个人到本单位各部室复印领用文件或档案时，单位必须持单位介绍信，个人凭身份证或其他有效身份证件，然后填写《文件或档案复印领用登记表》，按照表格要求填写完毕后，由经办人上报到各部室负责人处，经部室负责人审查同意签名后方可办理，本单位各部室文件或档案一律不准外借。
（三）各部室必须建立文件或档案复印领用登记台账,严格进行登记,必须注明领用日期、领用单位、领用人复印领用的用途， 并由经办工作人员和领用人本人在登记表上签名。
（四）各部室要做好文件或档案领用反馈工作，《文件或档案复印领用登记表》由各股室指定专人负责保管，按年装订成册存档。
七、档案的统计和移交制度
（一）各部室负责人每年应对档案的收进、移出、保管等情况进行准确统计。数据统计表交本单位办公室一份存档。
（二）各部室向本单位档案管理办公室移交的档案，应严格按照要求移交。在移交时，双方应在移交清单上签名和盖公章。移交清单一式两份，双方各执一份。
1.目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
1.1档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
1.2本公司所有职工有保护义务。
2.行文条例
2.1公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
2.2公司收发各类文件，根据文件性质（以文头为准），报总经理批示办理，并及时做好文件的`登记、归档工作。
2.3公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3.管理
3.1工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
3.2各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
3.3公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
3.4财务资料由财务人员按规定管理。
3.5各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
3.6销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
3.7禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。
3.8公司对保密档案，落实专人妥善保管。
3.9综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理（销毁）档案，意见先报公司总经理。
4.责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。
4.1擅自涂改档案。
4.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
4.3未按规定向他人提供档案。
4.4损毁、丢失属于公司所有的档案。
4.5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的'各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
教师业务档案是教师业务水平和工作能力以及履行岗位职责情况的真实记录，对于教师工作的考核、职务聘任、工资晋升、工作调动、岗位培训、奖励惩罚等都有着重要意义。建立完善的教师档案管理制度，搞好教师档案立档工作，是教务科的一项基本工作。它可以帮助学校全面地、动态地掌握教师教育教学的情况，从而有针对性地采取措施，加强教师队伍建设，提高整体教学质量。为了加强教师业务档案管理工作，使学校管理更加科学化、规范化和制度化，特制订本制度。
一、教师业务档案由基本情况登记表和业务情况登记表两部分组成。
二、《基本情况登记表》、《历年进修情况登记表》、《来校后历年任课情况登记表》、《著作、专业活动情况表》、《业务水平及教学效果分析表》等相应部分由教师本人填写，教务科审查。
三、《业务水平及教学效果分析表》中各项内容应于期末放假前填写完毕，再交由项目组负责人、教务科及主管校长签字后存档。
四、教师工作调动后，由所在单位派专人持介绍信到本校提取业务档案，并填写业务档案登记册中相关内容。
五、教师业务档案每人一本，实行专柜存放，由教务科负责保管，教师确因实际需要查阅档案或修改相关内容时，应有教务科人员陪同，但考评部分不得修改。
六、业务档案主要内容
1、个人简历、业务自传。
2、每学期担任的主要教学工作、班级管理工作记录。
3、每学期的教学水平及效果。
4、每学期的年度考核结论及相关数据。
5、进修、考察、继续教育学习内容、学习成绩、学历证明等。
6、编写的'教材、公开发表的各种论文、课件等内容。
7、参加各级教育科研课题及研究情况。
8、个人参加或指导学生竞赛情况。
9、指导学生兴趣小组或社团活动情况。
10、公开课、优质课竞赛获奖情况，学习听课情况。
11、校内其它兼职工作情况。
七、教师业务档案管理的一般要求
1、教师业务档案由教务科统一管理。具体由教务科长负责进行搜集、整理和组织鉴定、填写。教师业务档案属于永久性保存的材料，应确定专人保管，档案的存放应设专柜。
2、建立教师业务档案，教师可到教务科办理借阅手续。借阅业务档案必须妥善保管，不得拆卸、污损或圈点、划线、加字涂改等。
3、整理业务档案要做到系统、完整、准确，要用钢笔填写，字迹清楚、整洁。
4、教师调动，业务档案即寄往调入单位，以便于全面、妥善安排工作。
八、教师业务档案的收集与归档
1、由教务科制作统一的教师业务情况系列表格，负责教师业务档案收集、整理，由领导审核签字后将电子与纸质版集中向教务科归档。
2、纸质归档材料要求用深蓝或黑色钢笔填写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔填写。
九、教师业务档案的管理与查阅
1、教师业务档案由教务科集中统一管理。
2、教师业务档案收集存档后，不得擅自改写或变更。
3、新进教师，应于报到后一周内建立相应业务档案。调离或退休教师，应按档案管理条例办理移交或处理业务档案。
4、教师可以在教导处查阅和利用个人的业务档案，教师业务纸质档案原则上一律不借出，如需借出，需经所在部门负责人同意，并办理借阅登记手续。
为了使科研档案的管理更加系统、规范和科学，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研档案的建立规范
1、档案实行一题一档制度。
2、每个课题必不可少的材料（开题报告、论证书、立项书、批准书、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等）。课题研究过程中全部纪实材料及主卷的佐证材料。（现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等）
3、课题档案材料要注意原始性、真实性。
4、每卷档案都要有卷首页，便于查找。
二、科研档案内容：
（一）、课题档案
课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，它指文字资料、电子资料、音像资料等。
1、前期档案：包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。
2、中期档案：中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料（实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等），中期研究成果（阶段总结、论文、获奖证书等），阶段检查记录等。
3、后期档案：包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书，成果应用等。
（二）、教学成果档案：论文、创新、教具制作
（三）、试题：试卷档案
（四）、综合档案
包括：
⑴各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的文件、法规、制度；
⑵科研规划、计划、科研工作总结；
⑶有关会议材料、领导讲话；
⑷科研信息资料；
⑸教师培训材料；
⑹科研工作检查记录；
⑺获得的'各种奖励材料等。
三、科研档案归档：
1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质，相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。
2、归档工作实行签字制度。
3、对于个人有关资料，个人需要保留原件，应将复印件交档案室留存。
4、课题档案实行结题统一上交（或分阶段上交）。
第一章总则
第一条为加强交通档案管理，提高档案管理水平，更好地为交通事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合交通工作特点，制定本办法。
第二条交通档案是指交通系统行政、事业单位、社团组织（以下简称“各单位“）以及个人在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。
第三条各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。
第四条各单位应加强对档案工作的领导，明确分管档案工作的领导。有科技档案的单位，应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作。各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划，纳入单位管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。
第二章档案管理体制、机构和任务
第五条在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导下，交通档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
交通部对其直属单位的档案工作实行业务领导；对各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案工作进行业务指导。
各单位档案业务同时接受上级和同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条交通部档案管理部门的主要任务：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合交通档案工作特点制定交通系统档案工作的规章制度和行业标准规范；
（二）制定交通档案工作的发展规划，并组织实施；
（三）对交通系统档案工作进行业务指导和检查；
（四）对交通部机关各单位文件材料的归档工作进行业务指导，集中统一管理部机关及按规定进馆的各类档案，为部机关和交通系统提供服务，按规定向中央档案馆移交档案；
（五）指导、协调交通专业档案协作组的活动，总结交流档案工作经验，组织交通档案专业学术理论探讨、研究；
（六）组织交通系统有关单位档案干部业务培训；
（七）组织学习、研究和推广档案管理的先进技术、方法和经验，推动交通档案管理的现代化；
（八）组织并参加国家重点建设工程项目竣工文件材料验收；
（九）制定交通部档案馆档案进馆范围的规定，并报国家档案局备案；接收交通系统有关单位的档案进馆。
第七条各单位应设立与本单位档案工作相适应的档案管理部门，或设专人负责档案管理工作。具体职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案的法律、法规和部颁标准规范，制定本单位档案管理规章制度、实施细则；
（二）对所属单位的档案工作进行监督和指导；
（三）对本单位的归档工作进行指导，集中统一管理本单位的档案；
（四）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；
（五）会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定；
（六）学习、研究和采用新技术，推进档案管理的现代化；
（七）参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工
作；
（八）培训本系统有关单位档案工作人员，交流档案工作经验；
（九）根据交通部档案？馆档案进馆范围的规定，组织向交通部档案馆移交档案
（十）。组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。
第三章档案工作人员的条件与职责
第八条各单位应依据国家有关规定和实际需要，配备档案工作人员，并保持档案工作人员的相对稳定。
档案工作人员应当熟悉档案专业理论知识，熟悉交通业务和本单位业务范围；忠于职守，遵守纪律；身体健康，一般应具有大专以上文化程度和一定专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。
档案管理处、科、室、馆的负责人，一般应由具有馆员（或者相当于馆员）以上专业技术职务的人员担任。
档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按照国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。
第九条档案工作人员的主要职责：
（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；
（二）指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量；
（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；
（四）保护档案的安全，做好防护工作；
（五）开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促所属单位做好档案工作；
（六）做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；
（七）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。
第四章文件材料的归档
第十条各单位应建立、健全文件材料的归档制度。
凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门或文件材料形成部门按照交通部发布的有关档案质量标准的规定和要求进行整理，并定期向档案部门归档。
各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案，应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。
第十一条电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。
第十二条文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案应按不同类别及专业特点进行归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，并履行移交签字盖章手续。
第五章档案的管理
第十三条各单位的档案，应作为一个全宗进行整理和保管。
一个全宗内的文书档案，可根据本单位的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。
科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。
第十四条各单位应设档案保管专用库房，绘制库藏档案存放示意图，配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。
第十五条档案库房（含胶片库、磁带库、磁盘库）的温度应控制在14摄氏度_24摄氏度，相对湿度应控制在45—60%。保存母片的胶片库温度应控制在13摄氏度—15摄氏度，相对湿度应控制在35—45%。
第十六条档案管理人员，应着工作服、戴洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。
第十七条档案部门应建立库存档案和设备定期检查制度，并做好检查记录。对破损、字迹模糊或变质的.档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。
第十八条档案部门应建立接收、移出档案总登记簿，及时对接收和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报，于次年2月底报送交通部档案馆。
第十九条档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或机关办公厅（室）主任的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或科学技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。
第二十条鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经本单位分管领导签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。
第六章档案的利用
第二十二条各单位应积极开展档案利用工作，编制适用的检索工具；开展档案的编研工作，为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案信息服务。
汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级行政主管部门备案。
第二十三条各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。
第二十四条外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），经档案形成部门同意后方可借阅。重要的档案应经办公厅（室）主任或单位负责人批准。
第二十五条声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。
第二十六条对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。
第二十七条根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门。档案材料证明专用章。
第二十八条本单位工作人员借用本单位档案的期限：文书档案为15天，科技档案为1个月，声像及其不同载体档案借阅期为7天。若因特殊情况需延长借期，应到档案部门办理续借手续，续借期限同上述期限。
第二十九条因借用档案解决重大阿题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。
第三十条借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。
第三十一条各单位档案部门应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。
第七章档案的移交
第三十二条交通系统重要的科技档案，应按规定向交通部档案馆移交。
第三十三条凡合并、撤销机构，应根据国家有关规定将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机构的档案，应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管；（二）撤销机构的业务划归几个单位或部门的，原机构的档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或向上级主管部门移交；
（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交合并后的机关代管或向上级主管部门移交；
（四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或复制；
（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；
（六）一个机关改变隶属关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理；
（七）各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管机关移交。
第八章附则
第三十四条本办法由交通部负责解释。
第三十五条本办法自20__年11月1日起施行。交通部、国家档案局1992年1月9日颁发的《交通档案管理办法》（交办发（1992）89号）同时废止。
第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的.档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
为了使教师业务档案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
1．由教务科指定专人进行保管，做好防火、防盗、防潮、防蛀工作。
2．各科室进行编号登记，每学期核对一次，发现问题应及时纠正，对增员缺档的教师即时建档。
3．教师业务档案的.封皮、目录、规格、样式力求统一。
4．查阅教师业务档案应事先办理审批手续，经业务校长同意，方可查阅。
5．根据查阅单位用途，档案管理人员按需提供材料，就地查阅。
6．教师业务档案一般不外借，在特殊情况下，经业务校长批准方可借用，但必须严格履行登记手续，并按时归还。
7．查阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划，撤换档案材料，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违者视情节轻重，严肃处理。
8．教师业务档案管理工作，在学校党委、校长的直接领导下进行，由业务校长负责并指定专人管理，同时，与人保科搞好协调工作。
一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》
三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。
四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。
五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的'，须经分管领导批准。
六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。
七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。
八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。
九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。
1、产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2、适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3、正文
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1 上级来文
(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;
(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;
(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的`修改稿;
(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;
(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;
(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;
(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;
(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;
(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;
(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;
(18)公司签订的各种合同、协议等材料;
(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(20)各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中应注意的问题
3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2 立卷归档
3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;
3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4 归档
3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。
3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3 档案保管
3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6 底图一般不予外借。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4 统计数字要准确真实。
3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7 档案保密
3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3 档案资料不准带到公共场所。
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的.物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
一、总则
（一）为了加强师资管理，及时发现人才，培养人才，不断收集、积累教师业务资料，便于教师教科研水平的考核，充分发挥业务档案在对教师进行考核、晋升、奖惩方面的作用，特制定本办法。
（二）教师业务档案主要收集和记载教师在教学、科研活动中形成的主要成果材料（教学任务完成情况、教学水平、教学效果、科研论文、专著、译著、教材等以及对这些材料的历史评价、专家的学术鉴定材料、图片等）。
（三）对教师业务档案的`认真收集、整理是加强教学、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重视，抓好落实。
二、业务档案收集
（一）根据我院的实际情况，各系（院、部）应建立健全业务档案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、准确，各系（院、部）的业务档案由教务员或指定有关人员负责管理。
（二）通过各种渠道收集教师在任课、进修、观摩教学、改革教学方法、教学研究成果、学术活动、外语状况、学术水平鉴定及出席有关会议重要记录等材料。
（三）对归档材料要验证真伪和完整与否，要求用钢笔或签字笔填写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔、红色笔填写。
三、业务档案材料的管理
（一）对材料收集整理是档案管理的基础工作，是征集材料向档案转化的重要步骤。业务档案材料的范围主要有：
1．教学活动：包括任课、进修、观摩、改革教学方法、更新教材、改进实验方法、设备、措施等。
2．学术活动：包括参加学术会议，应邀讲学，国内讲学或学术交流，学术任职等。
3．科研活动：包括科研论文、著作、科研成果的登记；项目的立项运作及完成情况。
4．外语状况：包括译著、译文、文摘及业余外语进修班结业水平登记。
5．业务上的工作奖励、鉴定、评语等据实记载。
（二）对档案材料的整理工作要求及时准确，利于考核、考查材料的准确程度及学术价值。
（三）业务档案的使用，要确定阅档人员范围，建立业务档案传阅制度。
四、业务档案管理体制
（一）由教务处主管，每学期初由各系（院、部）及教务处整理上学期的档案材料，及时归档。
（二）教务处要经常检查各系（院、部）业务档案的形成、整理、归档及使用等工作情况，以便发现并解决问题。
五、附则
本办法由教务处负责解释。
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的.收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
一、总则
第一条为进一步规范教师业务档案的收集、归档和管理工作,建立健全教师业务档案，更好地利用业务档案全面、动态地掌握教师教育教学情况，发挥业务档案在教师考核、晋升、奖惩方面的作用，特制定本管理实施办法。
第二条教师业务档案是教师业务水平、工作能力和履行岗位职责等情况的真实记录，是教师文化程度、业务能力和工作表现的全面反映。
第三条教师业务档案管理工作是师资管理工作的重要组成部分，是教师考核、职务聘任、职称评定等方面的重要依据。
二、建立业务档案的范围
第四条凡我院担任教学任务的教师、实验实训人员、行政兼课人员均在建档之列。
三、业务档案的内容
第五条教师业务档案主要包括以下内容：
1．个人基本情况登记表
包括姓名、性别、出生年月、学历、学位、毕业学校和专业、职称、政治面貌等个人信息。
2．教学及相关工作记录
包括各学期承担的教学工作量、公开课、教学（含实验实训）改革、教材更新、担任辅导员、班主任、社会实践、社团指导教师等相关材料；参与教研活动记录、学期教学工作总结、学生测评分数和意见等；每学期课程标准、授课计划、教学工作考核情况等。
3．教研和科研工作记录
包括教师参加学术教研会议和学术活动、学术任职等情况的鉴定材料；教师参加的教科研项目、课题的立项和结题评审有关材料；已完成的教科研课题、项目等反映教师业务研究的材料；科研成果包括教师出版的专著、合著、译著、科技报告、资料汇编，单独或合作编写的各种教材，以及在各级各类刊物上发表的论文等。
4．进修和培训情况记录
包括教师国内外进修（业务进修、学位进修、实践进修）、访问、考察、研讨、培训等情况的记录、鉴定及总结材料，进修成绩、进修或培训的证书复印件、学历证明等相关材料复印件及专业实践或培训情况证明材料等。
5．教师奖惩情况记录
包括教师在业务方面取得的工作奖励、鉴定、评语等据实记载（证书复印件）；各种教学和科研方面获奖证书或批文复印件等材料；失职事故受到的惩处记录；学生对教师教学情况的反映资料等。
6．其他应归于教师业务档案的资料
包括学历毕业证和学位证复印件、教师资格证书、职业资格证书、双师资格证书、岗位聘任、职务职称评定等有关材料复印件；计算机、外语考试、培训学习情况（证书复印件）；职称评定和职务变动材料，包括记载教师技术职称变动情况的相关材料和教师任职变动情况的有关资料等。
四、业务档案的收集
第六条教师业务档案材料由各部门专人负责收集、建档和管理，严格贯彻执行国家关于档案管理工作的各项规定，确保准确、完整和安全。各部门第一责任人有责任进行监督和审核。
第七条业务档案材料打印或复印一律使用A4纸，书写使用蓝、黑墨水笔，字迹要清楚。材料必须实事求是，杜绝弄虚作假。
第八条教师已发表、出版的著作、教材和论文需提交书籍或刊物的封面、目录和作品首页的复印件。
第九条对每位教师建立个人业务档案盒。档案材料须按内容顺序排列，并附上材料清单，装入档案盒中，盒子标签上标明教师姓名和教师工号，档案盒存档时按教师工号排序。
第十条教师业务档案材料每学期归档一次，教师本人按统一格式填写，并主动向所属部门提供相关材料，教研室要根据平时的考察和学生、同事对教师的教学评估意见，实事求是的签署评语，报系（部）审核。各系（部）主任要认真审查教师的工作总结及其表内各项内容，经系（部）综合考评后签署系(部)具体意见。教师所在部门领导对档案内容审核签字后方可归档。
五、业务档案的管理
第十一条教师业务档案的各种表(复印件)由系（部）建档保存，教师业务档案的各种表(原件)和电子文档每学期末由各系（部）统一交教务处负责保管，设专室存放。业务档案是长期档案，必须妥善保管，采取各项防护措施。
第十二条凡经核签的`教师业务档案中所记载的内容，任何人不得随意涂改。对于涂改、伪造、损毁、丢失档案的，要视其情节给予处分。教师调离学校时，其系（部）保存的一份允许带走，教务处存档的一份不能抽走，若外单位外调时允许抄录。
第十三条教师业务档案材料须妥善保管，严格执行移交手续，一般不予外借。如确需借阅，须经部门负责人签字批准后办理借阅手续，本人可以查阅或复印个人的业务档案。其他人员检阅和摘抄教师业务档案，须经主管院长批准，管理人员不得泄露档案中的有关内容。必要时需征求被借阅档案者本人的意见。原始档案不得带出档案保管室。
第十四条教师业务档案是教师进行考核、聘任和职称评定的重要参考资料，教师业务档案建设和管理工作，是一项长期而细致的工作。各教学部门和教师要高度重视，要把教师业务档案的管理列入日常工作计划。对于教师业务档案的管理情况，学校将进行不定期的检查，其结果作为评价部门工作的重要内容之一。
一、 总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同;
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
10、公司有效证照、证件、印章;
11、具有法律效力及保存价值的文件;
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的'每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的.归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
第一章总则
第一条为了加强工矿商贸生产经营单位作业场所职业健康的监督管理,强化生产经营单位职业危害防治的主体责任,预防、控制和消除职业危害,保障从业人员生命安全和健康,根据《职业病防治法》、《安全生产法》等法律、行政法规和国务院有关职业健康监督检查职责调整的规定,制定本规定。
第二条除煤矿企业以外的工矿商贸生产经营单位(以下简称生产经营单位)作业场所的职业危害防治和安全生产监督管理部门对其实施监督管理工作,适用本规定。
第三条生产经营单位应当加强作业场所的职业危害防治工作,为从业人员提供符合法律、法规、规章和国家标准、行业标准的工作环境和条件,采取有效措施,保障从业人员的职业健康。
第四条生产经营单位是职业危害防治的责任主体。
生产经营单位的主要负责人对本单位作业场所的职业危害防治工作全面负责。
第五条国家安全生产监督管理总局负责全国生产经营单位作业场所职业健康的监督管理工作。
县级以上地方人民政府安全生产监督管理部门负责本行政区域内生产经营单位作业场所职业健康的监督管理工作。
第六条为作业场所职业危害防治提供技术服务的职业健康技术服务机构,应当依照法律、法规、规章和执业准则,为生产经营单位提供技术服务。
第七条任何单位和个人均有权向安全生产监督管理部门举报生产经营单位违反本规定的行为和职业危害事故。
第二章生产经营单位的职责
第八条存在职业危害的生产经营单位应当设置或者指定职业健康管理机构,配备专职或者兼职的职业健康管理人员,负责本单位的职业危害防治工作。
第九条生产经营单位的主要负责人和职业健康管理人员应当具备与本单位所从事的生产经营活动相适应的职业健康知识和管理能力,并接受安全生产监督管理部门组织的职业健康培训。
第十条生产经营单位应当对从业人员进行上岗前的职业健康培训和在岗期间的定期职业健康培训,普及职业健康知识,督促从业人员遵守职业危害防治的法律、法规、规章、国家标准、行业标准和操作规程。
第十一条存在职业危害的生产经营单位应当建立、健全下列职业危害防治制度和操作规程:
(一)职业危害防治责任制度;
(二)职业危害告知制度;
(三)职业危害申报制度;
(四)职业健康宣传教育培训制度;
(五)职业危害防护设施维护检修制度;
(六)从业人员防护用品管理制度;
(七)职业危害日常监测管理制度;
(八)从业人员职业健康监护档案管理制度;
(九)岗位职业健康操作规程;
(十)法律、法规、规章规定的其他职业危害防治制度。
第十二条存在职业危害的生产经营单位的作业场所应当符合下列要求:
(一)生产布局合理,有害作业与无害作业分开;
(二)作业场所与生活场所分开,作业场所不得住人;
(三)有与职业危害防治工作相适应的有效防护设施;
(四)职业危害因素的强度或者浓度符合国家标准、行业标准;
(五)法律、法规、规章和国家标准、行业标准的其他规定。
第十三条存在职业危害的生产经营单位,应当按照有关规定及时、如实将本单位的职业危害因素向安全生产监督管理部门申报,并接受安全生产监督管理部门的监督检查。
第十四条新建、改建、扩建的工程建设项目和技术改造、技术引进项目(以下统称建设项目)可能产生职业危害的,建设单位应当按照有关规定,在可行性论证阶段委托具有相应资质的职业健康技术服务机构进行预评价。职业危害预评价报告应当报送建设项目所在地安全生产监督管理部门备案。
第十五条产生职业危害的建设项目应当在初步设计阶段编制职业危害防治专篇。职业危害防治专篇应当报送建设项目所在地安全生产监督管理部门备案。
第十六条建设项目的职业危害防护设施应当与主体工程同时设计、同时施工、同时投入生产和使用(以下简称“三同时”)。职业危害防护设施所需费用应当纳入建设项目工程预算。
第十七条建设项目在竣工验收前,建设单位应当按照有关规定委托具有相应资质的职业健康技术服务机构进行职业危害控制效果评价。建设项目竣工验收时,其职业危害防护设施依法经验收合格,取得职业危害防护设施验收批复文件后,方可投入生产和使用。
职业危害控制效果评价报告、职业危害防护设施验收批复文件应当报送建设项目所在地安全生产监督管理部门备案。
第十八条存在职业危害的生产经营单位,应当在醒目位置设置公告栏,公布有关职业危害防治的规章制度、操作规程和作业场所职业危害因素监测结果。
对产生严重职业危害的作业岗位,应当在醒目位置设置警示标识和中文警示说明。警示说明应当载明产生职业危害的种类、后果、预防和应急处置措施等内容。
第十九条生产经营单位必须为从业人员提供符合国家标准、行业标准的职业危害防护用品,并督促、教育、指导从业人员按照使用规则正确佩戴、使用,不得发放钱物替代发放职业危害防护用品。
生产经营单位应当对职业危害防护用品进行经常性的维护、保养,确保防护用品有效。不得使用不符合国家标准、行业标准或者已经失效的职业危害防护用品。
第二十条生产经营单位对职业危害防护设施应当进行经常性的维护、检修和保养,定期检测其性能和效果,确保其处于正常状态。不得擅自拆除或者停止使用职业危害防护设施。
第二十一条存在职业危害的生产经营单位应当设有专人负责作业场所职业危害因素日常监测,保证监测系统处于正常工作状态。监测的结果应当及时向从业人员公布。
第二十二条存在职业危害的生产经营单位应当委托具有相应资质的中介技术服务机构,每年至少进行一次职业危害因素检测,每三年至少进行一次职业危害现状评价。定期检测、评价结果应当存入本单位的职业危害防治档案,向从业人员公布,并向所在地安全生产监督管理部门报告。
第二十三条生产经营单位在日常的职业危害监测或者定期检测、评价过程中,发现作业场所职业危害因素的强度或者浓度不符合国家标准、行业标准的,应当立即采取措施进行整改和治理,确保其符合职业健康环境和条件的要求。
第二十四条向生产经营单位提供可能产生职业危害的设备的,应当提供中文说明书,并在设备的醒目位置设置警示标识和中文警示说明。警示说明应当载明设备性能、可能产生的职业危害、安全操作和维护注意事项、职业危害防护措施等内容。
第二十五条向生产经营单位提供可能产生职业危害的化学品等材料的,应当提供中文说明书。说明书应当载明产品特性、主要成份、存在的有害因素、可能产生的危害后果、安全使用注意事项、职业危害防护和应急处置措施等内容。产品包装应当有醒目的警示标识和中文警示说明。贮存场所应当设置危险物品标识。
第二十六条任何生产经营单位不得使用国家明令禁止使用的可能产生职业危害的设备或者材料。
第二十七条任何单位和个人不得将产生职业危害的作业转移给不具备职业危害防护条件的单位和个人。不具备职业危害防护条件的单位和个人不得接受产生职业危害的作业。
第二十八条生产经营单位应当优先采用有利于防治职业危害和保护从业人员健康的新技术、新工艺、新材料、新设备,逐步替代产生职业危害的技术、工艺、材料、设备。
第二十九条生产经营单位对采用的技术、工艺、材料、设备,应当知悉其可能产生的职业危害,并采取相应的防护措施。对可能产生职业危害的技术、工艺、材料、设备故意隐瞒其危害而采用的,生产经营单位主要负责人对其所造成的职业危害后果承担责任。
第三十条生产经营单位与从业人员订立劳动合同(含聘用合同,下同)时,应当将工作过程中可能产生的职业危害及其后果、职业危害防护措施和待遇等如实告知从业人员,并在劳动合同中写明,不得隐瞒或者欺骗。生产经营单位应当依法为从业人员办理工伤保险,缴纳保险费。
从业人员在履行劳动合同期间因工作岗位或者工作内容变更,从事与所订立劳动合同中未告知的存在职业危害的作业的,生产经营单位应当依照前款规定,向从业人员履行如实告知的义务,并协商变更原劳动合同相关条款。
生产经营单位违反本条第一款、第二款规定的,从业人员有权拒绝作业。生产经营单位不得因从业人员拒绝作业而解除或者终止与从业人员所订立的劳动合同。
第三十一条对接触职业危害的从业人员,生产经营单位应当按照国家有关规定组织上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查,并将检查结果如实告知从业人员。职业健康检查费用由生产经营单位承担。
生产经营单位不得安排未经上岗前职业健康检查的从业人员从事接触职业危害的作业;不得安排有职业禁忌的从业人员从事其所禁忌的作业;对在职业健康检查中发现有与所从事职业相关的健康损害的从业人员,应当调离原工作岗位,并妥善安置;对未进行离岗前职业健康检查的从业人员,不得解除或者终止与其订立的劳动合同。
第三十二条生产经营单位应当为从业人员建立职业健康监护档案,并按照规定的.期限妥善保存。
从业人员离开生产经营单位时,有权索取本人职业健康监护档案复印件,生产经营单位应当如实、无偿提供,并在所提供的复印件上签章。
第三十三条生产经营单位不得安排未成年工从事接触职业危害的作业;不得安排孕期、哺乳期的女职工从事对本人和胎儿、婴儿有危害的作业。
第三十四条生产经营单位发生职业危害事故,应当及时向所在地安全生产监督管理部门和有关部门报告,并采取有效措施,减少或者消除职业危害因素,防止事故扩大。对遭受职业危害的从业人员,及时组织救治,并承担所需费用。
生产经营单位及其从业人员不得迟报、漏报、谎报或者瞒报职业危害事故。
第三十五条作业场所使用有毒物品的生产经营单位,应当按照有关规定向安全生产监督管理部门申请办理职业卫生安全许可证。
第三十六条生产经营单位在安全生产监督管理部门行政执法人员依法履行监督检查职责时,应当予以配合,不得拒绝、阻挠。
第三章监督管理
第三十七条安全生产监督管理部门依法对生产经营单位执行有关职业危害防治的法律、法规、规章和国家标准、行业标准的下列情况进行监督检查:
(一)职业健康管理机构设置、人员配备情况;
(二)职业危害防治制度和规程的建立、落实及公布情况;
(三)主要负责人、职业健康管理人员、从业人员的职业健康教育培训情况;
(四)作业场所职业危害因素申报情况;
(五)作业场所职业危害因素监测、检测及结果公布情况;
(六)职业危害防护设施的设置、维护、保养情况,以及个体防护用品的发放、管理及从业人员佩戴使用情况;
(七)职业危害因素及危害后果告知情况;
(八)职业危害事故报告情况;
(九)依法应当监督检查的其他情况。
第三十八条安全生产监督管理部门应当建立健全职业危害的监督检查制度,加强行政执法人员职业健康知识的培训,提高行政执法人员的业务素质。
第三十九条安全生产监督管理部门应当建立健全职业危害防护设施“三同时”的备案管理制度,加强职业危害相关资料的档案管理。
第四十条安全生产监督管理部门对从事职业危害防治工作的职业健康技术服务机构实行登记备案管理制度。依法取得相应资质的职业健康技术服务机构,应当向安全生产监督管理部门登记备案。
从事作业场所职业危害检测、评价等工作的中介技术服务机构应当客观、真实、准确地开展检测、评价工作,并对其检测、评价的结果负责。
第四十一条安全生产监督管理部门应当加强对职业健康技术服务机构的监督检查,发现存在违法违规行为的,及时向有关部门通报。
第四十二条安全生产监督管理部门行政执法人员依法履行监督检查职责时,应当出示有效的执法证件。
行政执法人员应当忠于职守,秉公执法,严格遵守执法规范;对涉及被检查单位的技术秘密和业务秘密的,应当为其保密。
第四十三条安全生产监督管理部门履行监督检查职责时,有权采取下列措施:
(一)进入被检查单位及作业场所,进行职业危害检测,了解有关情况,调查取证;
(二)查阅、复制被检查单位有关职业危害防治的文件、资料,采集有关样品;
(三)对有根据认为不符合职业危害防治的国家标准、行业标准的设施、设备、器材予以查封或者扣押,并应当在15日内依法作出处理决定。
第四十四条发生职业危害事故的,安全生产监督管理部门应当并依照国家有关规定报告事故和组织事故的调查处理。
第四章罚则
第四十五条生产经营单位有下列情形之一的,给予警告,责令限期改正;逾期未改正的,处2万元以下的罚款:
(一)未按照规定设置或者指定职业健康管理机构,或者未配备专职或者兼职的职业健康管理人员的;
(二)未按照规定建立职业危害防治制度和操作规程的;
(三)未按照规定公布有关职业危害防治的规章制度和操作规程的;
(四)生产经营单位主要负责人、职业健康管理人员未按照规定接受职业健康培训的;
(五)生产经营单位未按照规定组织从业人员进行职业健康培训的;
(六)作业场所职业危害因素监测、检测和评价结果未按照规定存档、报告和公布的。
第四十六条生产经营单位有下列情形之一的,责令限期改正,给予警告,可以并处2万元以上5万元以下的罚款:
(一)未按照规定及时、如实申报职业危害因素的;
(二)未按照规定设有专人负责作业场所职业危害因素日常监测,或者监测系统不能正常监测的;
(三)订立或者变更劳动合同时,未告知从业人员职业危害真实情况的;
(四)未按照规定组织从业人员进行职业健康检查、建立职业健康监护档案,或者未将检查结果如实告知从业人员的。
第四十七条生产经营单位有下列情形之一的,给予警告,责令限期改正;逾期未改正的,处5万元以上20万元以下的罚款;情节严重的,责令停止产生职业危害的作业,或者提请有关人民政府按照国务院规定的权限责令关闭:
(一)作业场所职业危害因素的强度或者浓度超过国家标准、行业标准的;
(二)未提供职业危害防护设施和从业人员使用的职业危害防护用品,或者提供的职业危害防护设施和从业人员使用的职业危害防护用品不符合国家标准、行业标准的;
(三)未按照规定对职业危害防护设施和从业人员职业危害防护用品进行维护、检修、检测,并保持正常运行、使用状态的;
(四)未按照规定对作业场所职业危害因素进行检测、评价的;
(五)作业场所职业危害因素经治理仍然达不到国家标准、行业标准的;
(六)发生职业危害事故,未采取有效措施,或者未按照规定及时报告的;
(七)未按照规定在产生职业危害的作业岗位醒目位置公布操作规程、设置警示标识和中文警示说明的;
(八)拒绝安全生产监督管理部门依法履行监督检查职责的。
第四十八条生产经营单位有下列情形之一的,责令限期改正,并处5万元以上30万元以下的罚款;情节严重的,责令停止产生职业危害的作业,或者提请有关人民政府按照国务院规定的权限责令关闭:
(一)隐瞒技术、工艺、材料所产生的职业危害而采用的;
(二)使用国家明令禁止使用的可能产生职业危害的设备或者材料的;
(三)将产生职业危害的作业转移给没有职业危害防护条件的单位和个人,或者没有职业危害防护条件的单位和个人接受产生职业危害作业的;
(四)擅自拆除、停止使用职业危害防护设施的;
(五)安排未经职业健康检查的从业人员、有职业禁忌的从业人员、未成年工或者孕期、哺乳期女职工从事接触产生职业危害作业或者禁忌作业的。
第四十九条生产经营单位违反有关职业危害防治法律、法规、规章和国家标准、行业标准的规定,已经对从业人员生命健康造成严重损害的,责令停止产生职业危害的作业,或者提请有关人民政府按照国务院规定的权限责令关闭,并处10万元以上30万元以下的罚款。
第五十条建设项目职业危害预评价报告、职业危害防治专篇、职业危害控制效果评价报告和职业危害防护设施验收批复文件未按照本规定要求备案的,给予警告、并处3万元以下的罚款。
第五十一条向生产经营单位提供可能产生职业危害的设备或者材料,未按照规定提供中文说明书或者设置警示标识和中文警示说明的,责令限期改正,给予警告,并处5万元以上20万元以下的罚款。
第五十二条安全生产监督管理部门及其行政执法人员未按照规定报告职业危害事故的,依照有关规定给予处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第五十三条本规定所规定的对作业场所职业健康违法行为的处罚,由县级以上安全生产监督管理部门决定。法律、行政法规和国务院有关规定对行政处罚决定机关另有规定的,依照其规定。
第五章附则
第五十四条本规定下列用语的含义:
作业场所,是指从业人员进行职业活动的所有地点,包括建设单位施工场所。
职业危害,是指从业人员在从事职业活动中,由于接触粉尘、毒物等有害因素而对身体健康所造成的各种损害。
职业禁忌,是指从业人员从事特定职业或者接触特定职业危害因素时,比一般职业人群更易于遭受职业危害损伤和罹患职业病,或者可能导致原有自身疾病病情加重,或者在从事作业过程中诱发可能导致对他人生命健康构成危险的疾病的个人特殊生理或者病理状态。
第五十五条本规定未规定的职业危害防治的其他有关事项,依照《职业病防治法》和其他有关法律、行政法规的规定执行。
第五十六条本规定自2009年9月1日起施行。
一、学校档案实行统一指导、综合管理、专人负责的管理方法，任何处室和个人不得将档案据为已有。
二、档案室做到专室、专柜、专夹，装备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。
三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。
四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。
五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作指导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的.监视下抄录有关内容或出具有关证明。
六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料聚集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。
七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作指导小组要定期进展检查，发现问题及时补救。
八、做好平安保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丧失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。
档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度：
1、档案归档制度
为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
（1）归档范围
凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。
2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。
5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
（2）归档时间
需要归档的文件材料，1般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上1年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
（3）档的基本要求
1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。
2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统1打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。
2、档案保管制度
档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。
（1）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。
（2）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。
（3）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。
（4）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。
（5）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度14－24℃，湿度45－65％）。
（6）对保管的档案要每年进行1次小检查，年终进行1次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。
（7）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。
3、档案保密制度
做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责，为确保党和国家的安全，制定本制度。
（1）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针政策，增强党性观念，在政治上与党中央保持高度1致。
（2）严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的'安全、保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。
（3）严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。
（4）工作人员不准私自将档案带出馆、室外，不准带领非本馆、室工作人员入库房。
（5）工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。
（6）对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。
4、档案资料查（借）阅制度
档案利用服务是档案工作的根本目的，为了做好档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，同时确保档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。
（1）查档案人员须持本单位介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待；利用已开放的档案，持身份证即可。
（2）查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。
（3）档案资料1般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过3天，逾期需要重新办理借阅手续。
（4）查阅人员必须填写《档案借阅登记表》，利用档案后，均应填写和效果记录。
（5）查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。
（6）查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等），经核对无误后，盖章生效。
（7）查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度，馆、室内禁止吸烟，在阅览室阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。
（8）利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。
（九）档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的完整与安全。
第一章总则
第一条为实现档案工作规范化、档案业务标准化、档案管理科学化，保证档案的完整和安全，提高档案利用水平，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、省委省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（晋办发〔2015〕20号）及《晋能集团有限公司档案管理办法》（晋能办字﹝2016﹞88号）等有关规定，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度所称档案是指公司在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录，是公司的信息资源和重要资产。
第三条本制度所称档案工作是指履行档案管理职责的行为和活动，是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的基础性工作。
第四条档案管理遵循原则
（一）资产管理原则：档案工作以公司资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
（二）集中统一原则：公司本部及公司各部门的档案实行集中保管，统一管理。档案部门统一管理本单位全部档案，在单位条件和库容允许的情况下，一并将人事档案集中统一保管。
第五条本制度适用于公司各部门。
第二章档案管理组织体系
第六条按照“统一领导、分级管理”的原则，公司坚持并不断完善党委和行政领导、档案部门归口负责、各部门共同参与的档案工作体制。档案管理组织体系包括：分管档案工作的领导、档案部门或档案归口部门负责人、各部门负责人、各部门专兼职档案员。
第七条建立档案工作岗位责任制，确保工作任务落实。
（一）各部门确定一名档案兼职管理员，负责整理本部门档案工作。
（二）公司法定代表人，为档案安全的第一责任人；分管档案工作的领导，对档案工作负主管领导责任。
（三）档案部门或档案归口部门负责人，组织协调档案工作的全面健康发展；档案部门负责管理本单位的档案，并对各职能部门档案工作实行监督指导；档案部门专兼职档案员负责档案的收集、整理、编目、保管、保护、鉴定、编研、统计、利用等工作。
（四）各部门负责人对本部门的档案工作负领导责任；各职能部门专兼职档案员负责本部门文件材料形成、积累、归档和定时向档案部门移交。
（五）档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
第八条档案工作职责
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和国家有关的方针政策，建立健全档案工作规章制度，负责档案管理制度体系建设。
（二）编制档案工作发展规划和年度工作计划。
（三）集中统一管理各门类档案，加强档案业务建设。
（四）负责档案的收集整理、保管保密、开发利用、鉴定销毁和信息化建设；对各职能部门应归档文件材料的形成、积累、整理和归档进行监督、指导。
（五）负责档案工作研究、宣传和组织档案人员业务培训。
（六）负责监督、指导、检查和考核各部门档案工作。
（七）协助上级档案行政管理部门指导单位档案工作开展规范化管理及重大建设项目档案专项验收。
（八）组织参加上级档案行政管理部门举办的各项活动。
（九）接受上级单位档案工作检查及年度考评，并协助上级单位组织好本单位档案工作规范化管理和重大建设项目档案专项验收等工作。
第三章档案收集整理
第九条要树立“大资源观”，加大档案的收集力度，做到应归尽归，抓好源头强化基础，突出特点与时俱进，实现档案资源建设由单一化接收向多元化收集转变。各种门类、载体档案立卷归档要做到齐全、完整、准确、系统。
（一）归档范围
在公司各项工作中形成的，反映公司职能活动并已办理完毕的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像等材料均由档案部门和各部门按《企业文件材料归档范围及档案保管期限表》进行归档。
（二）归档时间
1.党群、行政、经营等管理类档案，须在次年3月底前，由形成部门将应归档的文件向本单位档案部门归档，也可根据本单位的实际情况随办理随归档。
2.新建、改建、扩建的工程项目和技术改造项目档案应在项目申请立项时开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，工程竣工验收后项目文件全部归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3.科研、地测、产品类档案，应根据各种生产活动和各种科技文件材料形成的具体特点，其归档时间可分阶段或在项目完成后整理归档。
4.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在设备开箱验收或接收后登记归档。
5.会计核算业务材料应在会计年度终了后由会计部门保存1年，期满后的第二年6月底前内向档案部门归档。
6.特殊载体类档案（照片、底片、录音带、录像带及实物等）在冲洗加工后，由形成部门书写文字说明整理后及时归档，或同反映同一内容的其他载体文件材料一并在材料形成的1个月内。及时归档保存。荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等，在授奖后及时归档。
7.电子档案由综合管理部档案人员进行系统整理，并在3个月内完成归档。科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。
8.工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应在活动结束后及时归档。
9.单位撤销、合并时，须依据《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（档发字〔1998〕6号）的要求，将本单位形成的全部档案应责成专人认真整理、妥善保管，按照要求及时向原上一级主管单位档案管理机构移交。
10.公司电子公文系统，由专人对电子档案系统进行管理和维护，对OA办公系统生成的电子文件在文件办理完毕及时归档，并做好备份工作。
（三）归档份数
1.原件全部归档，并注明份数、出处。
2.使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
（四）归档要求
1.归档的文件材料应符合国家有关规定、标准和要求。归档的文件材料应是原件，字迹工整、图像清晰，书写材料和载体材料耐久保存，不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。
2.归档的文件必须经过系统整理，应完整、准确、系统，真实反映各项活动的内容和历史过程。文件编目要素完整、准确。
3.要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《山西省<归档文件整理规则>实施细则》等业务规范，分门别类进行整理，按照文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.应归档的文件材料必须收集齐全，做到不遗漏、无短缺；归档文件材料的门类和载体、形式和内容、份数与页数均应齐全完整，科技文件材料文字和图表应与实物相符，做到准确、系统，保持成套性、整体性。已破损的文件材料要经过修整，字迹模糊或褪色的文件材料要附有复印件或作耐久性处理。
5.各门类档案在移交纸质档案的同时必须移交电子档案。电子档案的归档实行“三套制”（一套封存保管、一套查阅利用、一套异地保存）。电子档案的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
（五）档案移交
档案部门应检查归档文件是否齐全、完整、准确、系统，并办理交接手续，双方签字各留一份，以备查考。归档的文件不符合要求的，退回原部门重新整理和补充完善。
第四章档案信息化建设
第十条要树立“大效益观”，档案信息化应与企业信息化建设同步发展，按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，积极利用信息网络技术，加强档案管理系统的建设力度，大力推进传统档案的数字化加工，推动档案信息化建设由粗放式加工向精细化加工转变。
第十一条要根据单位实际，安排专项资金用于档案信息化建设，使用成熟稳定的档案管理软件，积极推动档案数字化建设。采取必要的安全保密措施，保证工作质量。要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍，促进档案事业的发展。
第五章电子档案管理
第十二条电子档案归档
（一）公司各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
（二）文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
（三）电子档案的归档范围参照集团关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
第十三条公司各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
第十四条电子档案收集要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（二）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
（三）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
（四）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（五）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（六）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（七）对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（八）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的.相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（十）计算机系统运行和信息处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（十一）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
（十二）定期制作电子文件的备份。
第十五条电子文件编号代码：T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D－数据文件。
第十六条电子档案保管
（一）对归档电子文件、应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。
（二）归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百分之三十五至百分之四十五。
（三）归档电子文件在形成部门的保管，也应参照上述条件。
第六章档案管理系统软件
第十七条档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
第十八条档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
第十九条档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
第二十条档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
第七章档案保存
第二十一条档案保存要设立独立的档案库房，档案库房原则上设置在地面一层且远离易燃、易爆物品和水火等存在安全隐患的场所。档案库房楼面均布活荷载值不应小于5KN/m2，采用密集架时不应小于12KN/m2，无特殊保护装置不宜设置在地下或顶层，面积应满足未来业务发展需要。库房应配置档案密集架（档案柜）、防磁柜、温湿度计、灭火器材、防光窗帘、防盗门窗、自动报警器、监控等设施设备，根据库房管理需要可配置空调、加湿器、空气净化器设备等。
第二十二条档案库房管理
（一）库房应防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防鼠、防水、防有害气体。
（二）贯彻“以防为主，防治结合”的方针，定期检查库房的设备运转情况和安全情况，对存在的安全隐患要及时处理。
（三）库房内要有档案存放位置索引标识图，以指明档案存放的位置；档案的排放应系统合理，便于查找和取放方便，存放位置相对固定。
（四）库房钥匙要由档案管理人员专人保管，严格执行“双人进（出）库制”和“档案出（入）库登记制”。借阅档案者要在阅览室等候档案管理人员调卷，禁止进入库房查找。
（五）库房温度应保持在14—24℃，相对湿度保持在45—60%。建立温湿度记录台账，每天定期检查并做好记录。
（六）档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救。
（七）重要电子档案实行异地异质备份，确保档案安全。
（八）归档电子文件的保管除应符合电子档案保管的要求外，同时符合下列条件：归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（九）库藏档案要定期进行清理核对，做到账物相符。如发现破损或载体变质的档案应及时采取抢救措施；设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，原载体保存至少不低于3年，定期检验结果应填入电子档案管理登记表。库藏档案数量发生变化时应登记说明。
第二十三条档案保密管理
（一）档案管理人员必须严格遵守、执行党和国家保密政策和制度，不谈论档案的内容，更不得擅自透露与传播有关机密档案的内容，确保档案的绝对安全。
（二）档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。应做到不该看的档案绝对不看，不该说的绝密绝对不说，不该问的秘密绝对不问，不该抄录的档案绝对不抄录。
（三）对泄漏党和国家、企业机密的事件要在第一时间内报告有关部门和主管单位。
第八章档案突发事件应急预案
第二十四条要树立“大安全观”，加强基础设施建设，落实安全制度，做到防患于未然，建立档案突发事件应急预案，不断构筑档案安全防御体系，以满足档案安全体系建设由传统护卫向现代防御转变。
（一）组织指挥
成立档案管理应急指挥领导小组，组长由分管档案工作的领导担任，副组长由档案部门或档案归口部门负责人及应急调度部门负责人担任，相关部门人员为成员。
（二）主要职责
负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析与组织协调；起草相关文件、制定应急措施，督促、指导各职能部门开展应急工作；根据突发事件的性质，联络、组织人员赶赴现场对突发事件参与处置，并跟踪了解事件的进展情况和处置情况。
第二十五条要建立突发事件预警机制，定期进行档案与电子文件突发事故与灾害应急演练，使突发事件造成的损害降到最低程度。各单位各部门在日常工作中对可能发生的危机情况及时处理，积极加以防范。接到重大灾情演练信号后，要按照应急预案和救灾部门的要求，按指定路线将档案转移至安全地带，并组织力量做好档案的安全保护工作。应急演练结束后，按规定做好善后处理工作。
第二十六条突发事件发生后，受灾部门应立即采取电话、传真等方式将有关情况（突发事件发生的时间、地点、经过、结果、当前情况、已采取的措施）报告档案管理突发事件应急指挥领导小组，详情和进展情况应随时上报。应急结束后，应做好突发事件安全分析，提出加强和改进同类事件应急工作的意见和建议。
第九章档案鉴定与销毁
第二十七条档案鉴定销毁要按规定程序进行
（一）成立由单位分管档案工作的领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定工作委员会。
（二）根据《企业文件材料归档范围及档案保管期限表》，由档案鉴定工作委员会对已到期的档案进行鉴定。经鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对需销毁的档案材料，要编制销毁清册，提出销毁报告，经单位法人审批后方可销毁；档案销毁清单由档案部门永久保存。
（三）到期电子档案的鉴定必须进行有效性检测。电子档案的销毁应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
（四）档案材料销毁，必须送交指定的销毁机构和地点，指定专人销毁，两人以上在场监销，严格执行保密规定。监销人应在销毁清册上签字盖章并注明销毁的方式和日期。严禁擅自销毁档案。
第十章档案统计
第二十八条档案统计要做到
（一）准确、及时编制档案工作情况统计年报及有关统计报表，并上报有关部门。
（二）统计项目内容要完整，统计数据要准确，要全面系统地反映档案工作各方面的情况。主要内容包括：档案工作机构、人员；档案室藏情况构成、档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况；档案的检索、编研等情况；档案销毁数量；档案利用情况及效果；档案设施设备情况，同时保持档案统计工作连续性。
（三）定期进行库藏档案的清查核对，做到家底清楚、账物相符。
第十一章档案开发利用
第二十九条要树立“大服务观”，深化档案开发利用，推动档案利用体系建设由被动性向主动性开放转变。建立完善档案检索系统建设，编制档案案卷目录、归档文件目录等档案检索工具。建立档案利用效果登记制度，对典型利用案例进行整理汇编。积极开展编研工作，组织编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、发文汇集、工程项目简介等，提高档案的利用效益。
第三十条档案资料查借阅
（一）查借阅档案资料要履行审批登记手续。公司所属部门来查借阅档案者，须填写《档案资料查借阅审批表》，经档案部门负责人批准后，方可查阅利用。
（二）室藏档案原则上不外借，因特殊情况需将其外借出，需经其分管领导批准，档案部门或档案归口部门负责人批准并派专人监督其利用。归还档案时，必须经档案部门人员详细检查文件材料，确认完好无损后方可完成归还手续。
（三）查借阅利用档案者必须严格遵守档案保密制度。特别是查阅涉密档案，须经档案部门负责人和分管领导批准后方可调阅。涉密档案必须在档案员在场的情况下，在阅览室或固定场所阅读，不得复制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。
第十二章档案保障机制
第三十一条要树立“大发展观”，建立档案工作人员激励机制，注重人才培养教育，引领档案干部队伍建设由单一型培养模式向复合型培养模式转变。档案员要具备一定的专业知识和相应的学识水平，并保持相对稳定；档案员要进行继续教育和专业培训，每年脱产接受继续教育和培训的时间累计不少于12天，并通过有效培训方式，不断提升档案干部综合素质，满足档案工作发展需要。在干部培养、选拔任用和年度先进评比中要确保档案人员占一定名额。对在档案规范化管理活动、项目档案专项验收等工作中做出贡献的人员给予表彰和奖励。
第三十二条完善档案投入机制，将档案库房设施设备及装具更新改造费用、信息化建设费用和档案工作人员津贴补助列入年度财务预算；档案岗位津贴发放范围及人员由单位分管档案工作的领导和分管人事工作的领导提议，并经会议讨论研究后确定，津贴发放范围及标准参照省政府办公厅《关于健全和完善档案管理体制等有关事宜的通知》（晋政办函〔2005〕9号），对档案人员给予岗位津贴不得低于6元/天，并根据工资浮动水平，建立适当的增长机制。
第三十三条公司将按照省档案局、省国资委、集团公司要求，制定考核目标体系，对档案管理人员逐步推行档案工作年度目标责任考核。
第三十四条要积极开展档案工作规范化管理、项目档案管理示范工程等活动，提升档案工作规范化水平。档案工作规范化管理及省和集团重点建设项目档案专项验收要逐级向集团公司提出申请，由集团公司统一向省档案局申报并协调省档案局及有关单位做好评定、验收工作。
第三十五条要树立“大法治观”，档案工作围绕集团大局和中心，依法治档。对发生档案管理违法违纪行为或出现安全事故的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）等的相关规定给予处分，构成犯罪的依法追究其刑事责任。
第十三章附则
第三十六条本制度由公司综合办公室负责解释。
第三十七条本制度自发布之日起施行。
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